Dokumentenmanagement bezieht sich auf die Strategie und Technologie, die verwendet werden, um elektronische Dokumente einer Organisation zu organisieren, zu speichern, zu verwalten und darauf zuzugreifen. Es umfasst die Verwaltung von sowohl strukturierten als auch unstrukturierten Informationen wie Textdokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, E-Mails, digitalen Bildern, Audiodateien usw.
Das Ziel des Dokumentenmanagements besteht darin, den Zugriff auf Informationen zu erleichtern und die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens zu verbessern. Ein effektives Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Benutzern, Dokumente einfach zu finden, zu bearbeiten, gemeinsam zu nutzen und zu archivieren. Es minimiert den Verlust oder die unsachgemäße Verwendung von Informationen und fördert die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften.
Dokumentenmanagementlösungen können verschiedene Funktionen umfassen, wie die automatische Erfassung von Dokumenten, Indexierung, Volltextsuche, Versionierung, Workflow-Management, Sicherheit und Zugriffskontrolle, Archivierung und Datenwiederherstellung.
Eine effiziente Verwaltung von Dokumenten bietet zahlreiche Vorteile, wie die Reduzierung von Speicherplatzbedarf, die Steigerung der Produktivität, die Verbesserung der Compliance und Sicherheit, die Vereinfachung von Geschäftsprozessen und die Förderung der Zusammenarbeit.
Es gibt verschiedene Arten von Dokumentenmanagementsystemen, darunter lokale Installationen auf Unternehmensservern oder cloudbasierte Lösungen. Die Auswahl eines geeigneten Dokumentenmanagementsystems hängt von den spezifischen Anforderungen und Zielen einer Organisation ab.
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