Was ist geschäftszeichen?

Geschäftszeichen: Was du wissen musst

Das Geschäftszeichen (GZ) ist eine eindeutige Kennzeichnung, die in der schriftlichen Korrespondenz und internen Dokumentation von Unternehmen, Behörden und Organisationen verwendet wird. Es dient der eindeutigen Zuordnung von Dokumenten zu einem bestimmten Vorgang, Sachbearbeiter oder einer bestimmten Abteilung. Im Wesentlichen ist es ein systematisches Hilfsmittel zur Aktenverwaltung und ermöglicht die effiziente Dokumentenverwaltung.

Zweck und Nutzen:

• Eindeutige Zuordnung: Ermöglicht die klare Zuordnung eines Dokuments zu einem bestimmten Vorgang.
• Effiziente Suche: Beschleunigt die Suche nach Dokumenten innerhalb eines Archivs oder einer Datenbank.
• Verantwortlichkeit: Zeigt, welche Abteilung oder welcher Sachbearbeiter für den Vorgang zuständig ist.
• Nachvollziehbarkeit: Hilft, den Bearbeitungsverlauf eines Vorgangs nachzuvollziehen.
• Standardisierung: Sorgt für eine einheitliche Struktur in der Korrespondenz.

Bestandteile eines Geschäftszeichens:

Die genaue Zusammensetzung eines Geschäftszeichens kann je nach Unternehmen oder Behörde variieren, enthält aber typischerweise folgende Elemente:

• Abteilungs- oder Bereichskennung: Gibt an, welche Abteilung für den Vorgang zuständig ist.
• Sachbearbeiterkürzel oder -nummer: Identifiziert den zuständigen Sachbearbeiter.
• Aktenzeichen oder Vorgangsnummer: Eindeutige Nummer für den jeweiligen Vorgang.
• Datum: Das Datum der Erstellung oder Bearbeitung des Dokuments.
• (Optional) Kurzbezeichnung des Betreffs: Eine kurze Zusammenfassung des Inhalts des Dokuments.

Beispiel:

ABC/MS/2023-10-26/Vertrag

• ABC: Abteilungsbezeichnung (z.B. Abteilung für Allgemeine Bürokommunikation)
• MS: Sachbearbeiter (z.B. Max Schmidt)
• 2023-10-26: Datum (26. Oktober 2023)
• Vertrag: Kurzbezeichnung des Betreffs

Platzierung:

Das Geschäftszeichen wird in der Regel im Briefkopf oder im Betreff einer Korrespondenz platziert. Es sollte gut sichtbar und leicht erkennbar sein.

Wichtige Hinweise:

• Die Gestaltung und Verwendung von Geschäftszeichen sollte in internen Richtlinien festgelegt sein.
• Die Einhaltung der Richtlinien ist entscheidend für die Effektivität des Systems.
• Eine klare und nachvollziehbare Strukturierung ist wichtig.
• Regelmäßige Überprüfung und Anpassung des Systems an veränderte Anforderungen ist empfehlenswert.